Les documents concernant la création de l'association doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée :

• Déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture)

• Récépissé de la déclaration

• Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE)

• Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)

• Statuts modifiés par ordre chronologique

• Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique.

Les documents relatifs au fonctionnement de l'association sont à conserver au minimum 5 ans :

• Convocations de l'assemblée générale

• Feuilles d'émargement, pouvoirs

• Procès-verbaux d'assemblée

• Bilan d'activités

• Rapports du commissaire aux comptes.

Les documents financiers doivent être conservés au minimum 10 ans : comptes annuels, livres comptables et pièces justificatives.

Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans. Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d’impôt.

Il n'y a pas d'obligation légale pour les associations de verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.

Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un intérêt historique sachant que :

• les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée,

• les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.